Отраслевые конференции, корпоративы, внутренние мероприятия в офисе и выездные стратегические сессии — любая компания так или иначе постоянно сталкивается с организацией мероприятий. После бурных рабочих дискуссий за кофе-брейками и яркого вечернего фуршета часто остаются горы мусора. Шарики, конфетти, баннеры, бейджи, нетронутые блюда, а порой и одноразовая посуда — все это отправляется на свалку.
Как этого можно избежать? Как продумать мероприятие так, чтобы минимизировать одноразовое, но при этом не забывать о комфорте гостей? Можно ли сделать мероприятие экологичным и при этом экономически выгодным? «Зелёный Драйвер» занимается этим уже 13 лет, рассказываем.
Самая главная часть перед организацией мероприятия — это большой аудит всех ресурсов, которые предполагается использовать для мероприятия, и подготовка плана минимизации экоследа. «Регламент ответственных закупок» — ключевой документ, который поможет сократить в дальнейшем количество одноразовых предметов, закупать только нужное и по возможности натуральное и экологичное. Но даже при готовом регламенте есть много нюансов, которые сотрудники отдела закупок могут не учесть. Поэтому вторая ответственная подготовительная часть — координация экорешений по всем направлениям: площадка, оформление и декор, полиграфия, сувениры и подарки, питание, логистика, ресурсосбережение (энергосбережение и водосбережение).
Кратко о самых важных моментах, на которые стоит обратить внимание
Место проведения мероприятия
Это важный аспект любого мероприятия с точки зрения атмосферы и логистики. Если вы выбираете площадку, то отдайте приоритет той, до которой легко добраться на общественном транспорте. Это экологично и поможет людям приехать вовремя (учитывая пробки в больших городах) и не стрессовать из-за сложности парковки для машины. Если мероприятие проходит на природе, то будьте внимательны к экосистеме вокруг и помните, что везде вокруг вас находятся живые существа. Ваша задача — не нарушать их жизнь (так, например, птиц может напугать громкая музыка).
Сокращение одноразовой посуды
Используйте многоразовую посуду — это не только экологично, но чаще всего и комфортнее. Пить кофе из кружек, а обедать настоящей вилкой (а не ломающейся пластиковой) намного удобнее. Постарайтесь отказаться от пластиковых бутылок с водой — предложите гостям многоразовые стаканы и установите кулеры.
Раздельный сбор отходов
Организовать полностью zero waste мероприятие не всегда возможно. В таком случае выбирайте такую упаковку продуктов или одноразовые предметы, которые можно потом переработать. И организуйте контейнеры для приема вторсырья — можно поставить несколько для разных видов вторсырья. Важно возле этих контейнеров поставить промоутеров-экоконсультантов, чтобы пояснять участникам мероприятия, что можно сдать в переработку и в какой бак, а что — в контейнер со смешанным мусором. И, конечно же, заранее договоритесь с оператором по вывозу вторсырья для дальнейшей переработки. Рекомендуем надежную организацию, “прозрачную” и с хорошей репутацией.
Цифровые решения
Откажитесь от бумажных билетов, программ и буклетов и прочей печатной продукции, по возможности. Билеты можно сделать онлайн, выслав гостям QR-код. А программу сделать в удобном электронном виде — с раскрывающейся подробной информацией о блоках и спикерах. Ролл-ап с названием мероприятия, лого организаторов и партнеров можно не печатать на баннере, а крутить на диджитал-экранах. Здесь возможна денежная экономия.
Декор
Откажитесь от одноразовых украшений — шарики, пластиковые гирлянды и другие элементы декора зачастую не только плохо смотрятся, но и после использования отправляются на свалку. Существуют многоразовые альтернативы, которые могут украсить мероприятия и создать праздничную атмосферу. Их часто можно взять в аренду. Деревянные ширмы, тюки сена, тканевые флажки и др. удивят гостей. Здесь тоже возможна денежная экономия.
Экологичный кейтеринг
Фуршет тоже может быть экологичным. Выбирайте местных поставщиков, чтобы сократить транспортные расходы и транспортный след доставки еды, и еще — поддержите местные компании. Избегайте излишков: рассчитайте количество еды, чтобы минимизировать пищевые отходы. Если остатки все равно будут, то их можно передать на фудшеринг — об этом тоже лучше договориться заранее. Можно заказать кейтеринг в многоразовых ланч-боксах, например, в Москве у наших партнеров «Наготове» Еще рекомендуем сократите количество мясных и рыбных блюд в пользу натуральных растительных. Их производство требует меньше ресурсов, чем мясные. И, кстати, это может быть также экономичнее.
Экопросвещение
Если формат мероприятия позволяет, расскажите гостям об экоинициативах вашей компании или в целом о выгодных экопривычках. А также о том, почему это мероприятие организовали с экоподходом. Также можно добавить экоквизы, экомастер-классы и другие объединяющие гостей активности.
Сувениры и подарки
Раздаточные материалы тоже можно сделать экологичными. Так, многие компании заказывают ручки или блокноты, сделанные из переработанных материалов их продукции. Также можно заказать шоппер или сумку на пояс из баннеров, которые остались у вас от прошлых мероприятий. Решений — достаточно много. Главное, постарайтесь сделать полезные подарки, которыми ваши гости будут пользоваться и дальше, а не выбросят после мероприятия.
Мы назвали лишь часть экорешений. Очень важно при организации мероприятий использовать комплексный подход. Именно поэтому для организации экологичных мероприятий часто привлекают сторонних экспертов или экоконсультантов, у которых уже есть подобный опыт.
Экологизация мероприятия на примере форума «Евразия Global»
Команда «Зелёного Драйвера» оказывает услуги по консалтингу и организации экологичных мероприятий под ключ. Так, в 2022 году мы помогли экологизировать Международный молодежный форум «Евразия Global» в Оренбурге на 500 участников и 200 волонтёров из 63 стран. Благодаря комплексному консалтингу получилось:
Отказаться от печати флаеров и листовок, предоставив всю информацию в Telegram-чатах
Уменьшить число гостиниц и автобусных поездок для снижения выбросов
Информировать участников о бережном использовании воды через инфографику
Организовать раздельный сбор отходов с помощью волонтёров
Закупить мерч из переработанных материалов с универсальным дизайном
Применять ручки из переработанного Tetra Pak и блокноты из макулатуры
Внедрить систему учёта питания через электронные бейджи
Это далеко не полный список! Узнать подробнее об этом кейсе можно по ссылке
Гайды и стандарты по экологизации мероприятий
Если вы решили организовать экологичное мероприятие самостоятельно, то делимся с вами подборкой полезных документов, которые вам помогут:
Организация экологичных мероприятий – это не только вклад в сохранение окружающей среды, но и хороший инструмент для укрепления репутации вашего бизнеса. Показывая ответственное отношение к природе, вы привлекаете новую лояльную аудиторию, показываете партнёрам и инвесторам, что ваш бизнес разделяет ценности устойчивого развития. Более того, это хороший способ выделиться на фоне других компаний.